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展厅展览开始前要做什么准备

作者: 来源: 日期:2020/2/26 11:31:36 人气:952

     想想看:我们有一个舞台(展览);脚本(关键信息、资格问题、电梯演讲和产品信息);演员(展厅工作人员);道具(信息性图形、产品样品、附属文献、引导书和赠品);演讲(演讲和演示)。最后但并非最不重要的是,我们有制作人和导演(又名展览经理)精心策划了整个演出,希望得到行业展厅参与者和高层的赞扬和积极评价。

     正如任何制片人或导演都会告诉你的那样,与你的演员的天赋和技能相比,成功完成一场获奖演出的可能性呈指数级增长。幸运的是,当聚光灯打向你的演员时,你可以控制他们的表演,这要归功于一个叫做booth-staff training的小工具。把它看作是大型演出前的最后一次——通常也是唯一一次——彩排。

     作为展览和活动经理,我们往往忘记两件事关于我们展厅的工作人员:1)他们可能不经常执行这个代理的角色,可能不像我们在贸易展览环境舒适(特别是如果你的展览工作人员更改为每个显示),2)根据与他们共享的信息量,员工可能不了解,与会者,展览大厅,目标市场,甚至公司的展览。

     事实上,大多数公司根本没有在booth-staff培训上投入足够的时间和资源。如果你的项目是这样的,你至少可以在两个基本的培训阶段提供基础知识:展厅前的会议和展位内的培训。预演会是你的参展商营销开幕之夜的彩排,你的现场指导会是你在幕布开始前在后台做的最后一个全体演员的宣布。

     我整理了一份培训手册来指导你的员工完成下一份工作。以下信息可以帮助你在展厅前安排一次会议,让你的新秀展厅工作人员立刻表现得像演艺界的专业人士。

     我喜欢在演出开始的前一天在酒店里举行最后一次演出前的会议——不要和展位内的情况搞混——我的大部分员工(如果不是全部的话)都住在那里。它很方便,通常比在展示厅举办更私密,而且在食物和饮料方面通常比会议中心便宜。如果可能的话,将演出前的会议纳入员工的旅行计划(或者通知任何协调公司员工旅行的人,说必须出席),以确保每个人都能按时到场。如果你不能在演出前一天主持预演会议,你可以在第一天的早餐时间举行。我也把这次培训称为展览回顾培训。我发现,当我这样做的时候,资深/资深员工不太可能不愿意参加。

     预演会议可以涵盖以下大纲中包含的任何或所有项目。你应该包括取决于经验水平和团队人员展览规模,当前行为/结果你想改变通过培训、节目的观众的期望,展示和推广项目的规模和复杂性,之前和员工的可用性来满足。为了帮助您入门,我使用了一个大纲,其中包含了可以在展厅前会议上讨论的信息类型。

展厅展览开始前要做什么准备

     为有效的培训做准备的第一步是让员工知道你得到了高层管理人员的支持。除非你的摊位员工直接向你汇报,否则你的员工可能不会认真对待培训。毕竟,你可能不是他们的老板,那么他们为什么要给你时间呢?这听起来很幼稚,但相信我,这是一种常见的态度。由于这个原因,我希望有一个来自高层管理人员(或者是参加展厅的最高级别人员)的人以包含以下信息的欢迎信息开始培训。

     向每个员工解释你可衡量的公司目标。如果你的员工不知道你对他们的期望是什么,或者你的公司希望在贸易展上取得什么成绩,比起你表达你的期望并要求他们参与进来,他们不太可能实现目标。

     展示公司的关键信息。不要只是大声读出来然后继续前进。强化这些原则,直到员工像了解自己的手背一样了解他们。这是你的展览脚本,而你的展厅工作人员需要舒服地传达他们的台词。

     加强管理层对展览计划的承诺和支持——毕竟,他们是为展览买单的人,而且很可能是最初决定在展览会上展出的人。他们的支持对你项目的成功至关重要。如果你得到了高层管理人员的支持,你就不会有意见分歧。回顾参与苏州展厅设计的时间和资金投入。我发现,一旦员工们意识到贵公司的承诺,他们就会觉得摊位工作不是一件苦差事,而是一种工作责任。

     提醒员工,他们是代表公司的大使;因此,专业行为在任何时候、任何地点都是需要的。

     对工作人员的努力、长时间工作以及在演出期间不在家和不在办公室的情况表示感谢。被低估的员工不太可能对你项目的成功投入。

     介绍将在你的展览制作中扮演一个角色的演员阵容。这并不需要什么特别的东西——你只是想让员工知道他们将和谁一起工作。事实上,我喜欢保持简短,通常只涉及以下两个动作。

     给每个人分配一些时间来回答一些关于他们自己的问题(如姓名、办公地点、在公司工作的时间长短、产品专长领域等)

     展厅工作人员介绍具体任务/角色(展厅领班、公关联络、展厅演示主持人、竞争情报采集者、飞蚊等)。显然,对于展厅工作人员来说,知道谁将在展厅上做什么是很重要的,这样他们就可以把参会者、媒体成员、其他参展商等直接介绍给合适的人。

     重要的是所有员工理解的原因贵公司是出现在一个特定的节目。他们既需要知道应该期望什么,也需要知道应该期望什么。

     讨论展览,它的参加者简介,和预期的参加者人数。你还需要列出公司的目标受众简介,这样员工们就可以了解公司最感兴趣的听众类型。

     审查VIP客户/潜在客户的名字,并提供任何特别的指示。例如,高层管理人员或特定的销售人员可能希望在贵宾经过展厅时得到通知。

     解释展览主题,并与你的关键信息(如果适用的话)联系起来,这样员工们就可以把详细信息传递给与会者。

     展厅设计公司的售前、售中、售后营销策略和相关的促销活动。重要的是,展位工作人员要了解你的展览营销策略的所有组成部分,因为他们可能需要回答参会者关于他们的问题。

     头脑风暴和回顾前一个节目中最常见的问题,以了解与会者想知道的信息。然后和展厅工作人员分享这些问题的答案。理想情况下,你会在最后一次展厅后进行展厅后的回顾,并且你已经确定了这些常见问题。如果答案是否定的,那就问问员工,他们在过去相同或类似市场的时装秀上回答了哪些问题,并准备好回答一些你预计他们会在即将到来的时装秀上被问到的问题。

     在任何困难或敏感的问题上(如成本、质量、生产时间表、负面新闻等)确定公司的合作路线。你不希望展位的工作人员在质量控制问题上不小心泄露了机密信息,或者延迟了产品的发布。

     根据产品线的复杂性,分发口袋大小的夹层备忘单,包括产品信息(包括对目标受众的好处、特性、应用程序、规格、可用性、价格等)。这些快速参考指南为那些可能不记得所有细节的员工提供了故障保险。

     你的展览很可能是许多与会者对你公司的第一印象,所以加强这些基本行为准则是很重要的。

     审查在展厅现场销售(员工必须与其他参展商竞争,争取潜在客户和客户的时间和关注)和在现场销售(员工通常拥有客户和潜在客户的全部关注)之间的区别。

     当涉及到在展厅与参加者互动时,传递成功的语言和非语言的沟通技巧,包括参与、排位赛、陈述、获得后续承诺、记录信息和离开。

     如果可以的话,加入角色扮演。这将帮助你的员工适应与潜在客户和客户互动的想法。

     讨论积极和消极的肢体语言。我无法告诉你,有多少次,我看到参会者飞快地走过一个挤满员工的展览,他们双臂交叉,背对着过道。微笑,眼神交流,看起来像你想听到与会者说什么。不要拘谨地站在警察军人的位置上,也不要和其他职员在封闭的圈子里交谈。这并不是说你在展览会上不能自言自语,只是要确保你是朝着过道走的,这样你就能留意过往的行人。

     提出三到四个合格问题以及一个三到四个句子的电梯演讲。这样的话,任何参加展览的人都可以与你展览的任何工作人员取得联系,并得到一个关于你是谁以及你做什么的一致的、正确的信息。

     加强不该吃东西的行为,例如:不吃、不喝、不嚼口香糖、不打电话、不查收邮件、不读书等等。它们很俗气。

     由于展厅工作人员在任何一个展厅上都有不同水平的展厅经验,我喜欢涵盖所有的基础知识,比如日程安排、运输、注册等。以下信息可能看起来很基本,但作为展厅经理,提供这些信息是你的职责。记住,你要为演出的成功负责。因为你的展位工作人员不知道从酒店到会议中心怎么走,所以倒在地上不值得冒险。

     指导工作人员何时何地在参展商登记处领取徽章(如果你在展厅前没有向工作人员发放徽章)。虽然经验丰富的员工可能会自己摸索出注册柜台,但新手可能会不知所措。

     查看展厅的日期、时间,以及员工需要在什么时候到场。讨论一下,如果员工在指定的时间里迟到或生病,无法到场,他们该怎么办。这样的话,你就能更好地调整方向,确保他们的班次也包括在内。我总是在每班都安排一些临时员工,以防意外的缺席和最后一分钟的日程变动。

     审查工作人员时间表和特别活动时间表(如果适用),以及它将在展览期间张贴在哪里。

     提供地面交通的选择,方向(如果步行或开车),以及从酒店到展厅中心需要多长时间的估计。如果展厅的工作人员要依靠往返展览厅的展览班车,这就特别有帮助了,因为他们通常要花更长的时间,而且要在途中多次停留。

     如果你在使用展厅制服(比如品牌衬衫),要加强公司的着装要求。在培训期间分发制服是鼓励员工参加培训的一个好方法——如果他们没有制服,他们会在展厅期间显得很突出。

     指出个人物品的展览空间是有限的。你可不想把钱包、笔记本电脑和其他私人物品放在户外。它不仅会让你的展品显得凌乱不堪;这不是安全的。

     讨论一天结束后的汇报会议的时间安排(和地点),以检查当天展览中哪些是有效的,哪些是无效的。这些汇报是一个从你的团队得到反馈的好时机,也是一个脑力激荡所有必要的中途修正的好时机。

     检查展品拆卸的时间表和职责。展厅的工作人员有一种在展览结束前消失的方式,所以提前分配任务可以确保你的工作人员在你需要的时候出现。

     作为一名展览经理,在你的日程表上增加员工培训可能是你最不想做的事情,但是有一个准备好的展厅展示员工最终会得到回报。

 

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